چگونه میتوانیم برای ثبت زمان های کاری، انگیزه کافی به کارمندان بدهیم؟

1- از آنها انتظار نداشته باشید که کاری را انجام دهند که خود شما انجام نمی دهید.

این مورد بسیار کلیدی هست اگر میخواهید کارمندان شما احساس نکنند که مورد ظلم واقع شدند!

قطعا شما فرد باهوشی هستید و کاملا درک می کنید که چقدر ثبت زمان های کاری میتواند برای شما مفید باشد، اما قبول کنید تا زمانی که خود شما این عمل را انجام ندهید، نمیشود خیلی توقع داشت که کارمندان پیروی کنند.

اتفاقا استفاده از پلتفرم های ثبت زمان توسط شما، باعث میشود که دید واضح تری داشته باشید از تمام مزایایی که برای سازمان شما ایجاد میشود در نتیجه به راحتی می توانید دانش جدید خود را به دیگر اعضای تیم انتقال دهید.

2- از سیستم های ثبت زمان پیچیده اجتناب کنید.

سیستم های ثبت زمان، به خصوص برگه های ثبت زمان می تواند کابوسی برای کارمندان شود. تصور کنید که هر روز باید یک فعالیتی که از آن متنفر هستید را انجام دهید…

امروزه سیستم ثبت زمان باید فعالیتی جذاب باشد. جایی که تنها با زدن یک دکمه زمان شروع فعالیت آغاز خواهد شد و با زدن یک دکمه دیگر زمان کل فعالیت در سیستم ثبت خواهد شد. و حتا در یک فضای کاربر پسند به صورت دستی بتوان زمان را ثبت کرد.

از خودتان سوال بپرسید که آیا سیستم ثبت و ردیابی زمانی که سازمان شما استفاده میکند، به اندازه کافی آسان است یا خیر؟ کارمندان شما هر روز با آنها کار میکنند.

3- مطمئن شوید که همه تنظیمات لازم و ضروری را دارید

اگر میخواهید که از پلتفرم ثبت زمان به شیوه درستی استفاده کنید، باید از تمام تنظیمات و امکانات به درستی استفاده کنید. در غیر این صورت گزارشات شما خیلی مفید واقع نمیشود.

مطمئن شوید که قبل از شروع تمام کارمندان استفاده درست از پلتفرم را به خوبی یاد گرفتند. همچنین سعی کنید تمام تنظیمات را کامل انجام دهید. به عنوان مثال اگر گروه های مختلف دارید، دسترسی تمام آنها را ایجاد کنید: گروه مارکتینگ، گروه برنامه نویسی… اگر نگران به هم ریختگی در داده ها و اطلاعات هستید، میتوانید افراد را محدود کنید و مشخص کنید که چه چیزهای را ببیند و دسترسی داشته باشند. تایمینو تمام این امکانات را برای شما فراهم کرده، همچنین آموزش های کافی را برای کاربران آماده کرده است.

4- گفتمان مزایای استفاده از Time Tracking را در سازمان خود به جریان بیاندازید

سیستم ثبت زمان فقط مربوط به شما نیست، بلکه بیشتر مربوط به کارمندان شما میباشد . مجبور کردن کارمندان خود برای پیگیری و ثبت زمان های کاری، بدون هیچ توضیحی باعث به وجود آمدن فرهنگ سوءظن خواهد شد. و حتا بدتر از آن منجر به تقلب در زمان ها میشود.

پس برای جلوگیری از این، کاملا مطمئن شوید که تمام اعضای تیم شما مزایای ثبت و پیگیری زمان های کاری را درک میکنند. و مهم تر از همه اینکه این فعالیت چگونه به خود افراد هم سود می رساند( نه فقط به سازمان).

صداقت و ارتباط شفاف و واضح در ایجاد اعتماد بسیار موثر است. به یاد داشته باشید که بهره وری کارکنان بیشتر از شیوه های مدیریتی درست، ایجاد میشود.

5- ساعات کاری صادقانه را تبلیغ کنید

شما از ابتدا باید برای افراد مشخص کنید که فعالیت ثبت زمان یک فعالیت خوب است.ثبت زمان های کاری به عنوان یک کار برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و تسهیل فعالیت های کل تیم در نظر گرفته شود. به یاد داشته باشید که نیازی به نظارت پیچیده و شدید بر روی کارمندان نیست!

اگر میخواهید تصویر واقعی از کارایی را داشته باشید، باید مطمئن شوید که فضایی ایجاد میکنید که افراد در آنجا صادقانه فعالیت های خود را ثبت میکنند.

6- بازخورد کارمندان را دریافت کنید

از آنجا که آنها هر روز با سیستم ثبت زمان شما کار میکنند، بازخورد آنها برای تصمیم گیری شما میتواند بسیار مفید و ارزشمند باشد. بررسی ها را ادامه دهید تا ببینید تیم شما در کدام حالت می تواند بیشترین سازگاری را با سیستم ثبت زمان داشته باشد. اگر اعضای تیم نگرانی و یا مشکلی داشتند، سعی کنید از بازخورد آنها برای بهبود سیستم استفاده کنید.

بهتر هست که هیچ وقت سمت رویکرد ” شما کارمندان چه دوست داشته باشید چه دوست نداشته باشید باید باهاش کنار بیاید” نروید!

به تیم خود گوش دهید و از آنها بپرسید که: 

در مورد سیستم ثبت زمان ما چه چیزی را دوست داری؟ چه چیزی رو دوست نداری؟ چه کاری برای بهبود آن میتوان انجام داد؟ من به عنوان عضو تیم چه کاری میتوانم انجام دهم؟

پس هر چه این فعالیت آسانتر باشد، راحت تر میتوان به یک عادت لذت بخش تبدیلش کرد.